Freelancer sind aus der heutigen Unternehmenswelt kaum noch wegzudenken. Gerade Start-ups und wachsende Unternehmen greifen gerne auf freie Mitarbeiter zurück, um kurzfristig Spezialwissen einzukaufen, Projekte umzusetzen oder personelle Engpässe zu überbrücken.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Freelancer können flexibel eingesetzt werden, ohne dass unmittelbar ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis begründet werden muss.
Doch genau hier liegt auch ein rechtliches Risiko. Entscheidend ist nämlich nicht, was im Vertrag steht oder wie die Zusammenarbeit bezeichnet wird. Maßgeblich ist vielmehr, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird.
Was ist ein Freelancer?
Ein Freelancer ist grundsätzlich ein selbstständig tätiger Dienstleister, der seine Leistungen eigenverantwortlich für verschiedene Auftraggeber erbringt. Typische Beispiele finden sich etwa in der IT, im Marketing, in der Unternehmensberatung oder bei kreativen Dienstleistungen.
Für Unternehmen sind Freelancer insbesondere dann attraktiv, wenn spezielles Fachwissen nur vorübergehend benötigt wird oder ein Projekt mit begrenzter Laufzeit umgesetzt werden soll.
Freelancer, Selbstständiger oder Arbeitnehmer?
Die Begriffe werden im Alltag häufig nicht sauber voneinander getrennt.
Ein Freelancer kann selbstständig tätig sein. Der Begriff „Freelancer“ beschreibt jedoch zunächst keine bestimmte Rechtsform oder arbeitsrechtliche Stellung.
Entscheidend ist die Abgrenzung zum Arbeitnehmer. Arbeitnehmer sind grundsätzlich persönlich abhängig und in die Arbeitsorganisation des Arbeitgebers eingegliedert. Selbstständige erbringen ihre Leistungen dagegen grundsätzlich eigenverantwortlich und tragen ein eigenes unternehmerisches Risiko.
Was ist Scheinselbstständigkeit?
Von Scheinselbstständigkeit spricht man vereinfacht gesagt, wenn eine Person formal als Selbstständiger beziehungsweise Freelancer beauftragt wird, die konkrete Tätigkeit tatsächlich aber Merkmale eines Beschäftigungsverhältnisses aufweist.
Das Problem: Die Bezeichnung im Vertrag ist nicht entscheidend. Auch ein ausdrücklich als „Freelance-Vertrag“ bezeichneter Vertrag schützt nicht davor, dass die Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich als Beschäftigung eingestuft wird.
Bei der Beurteilung kommt es deshalb auf die tatsächlichen Verhältnisse der Zusammenarbeit an.
Welche Kriterien sprechen für Scheinselbstständigkeit?
Ein einzelnes Merkmal entscheidet in der Regel nicht automatisch über die Einordnung. Entscheidend ist vielmehr eine Gesamtbetrachtung.
Für eine abhängige Beschäftigung können beispielsweise sprechen:
- feste Arbeitszeiten und feste Arbeitsorte
- umfassende Weisungsgebundenheit
- enge Eingliederung in die betriebliche Organisation
- Nutzung der Arbeitsmittel des Unternehmens
- laufende Kontrolle und Vorgabe konkreter Arbeitsabläufe
- Tätigkeit im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber
- fehlendes eigenes Unternehmerrisiko
Besonders kritisch wird es, wenn der Freelancer organisatorisch praktisch wie ein normaler Mitarbeiter behandelt wird.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen verpflichtet einen Freelancer, dauerhaft von Montag bis Freitag zu festen Zeiten im Büro zu arbeiten, weist ihm konkrete Aufgaben zu, genehmigt Urlaub und integriert ihn vollständig in bestehende Teams. Auch wenn der Vertrag formal eine selbstständige Tätigkeit vorsieht, kann die tatsächliche Ausgestaltung für eine abhängige Beschäftigung sprechen.
Welche Kriterien sprechen für eine echte Selbstständigkeit?
Umgekehrt sprechen verschiedene Merkmale für eine selbstständige Tätigkeit.
Dazu gehören insbesondere:
- freie Gestaltung von Arbeitszeit und Arbeitsort
- eigene Entscheidung über die konkrete Durchführung des Projekts
- mehrere Auftraggeber
- eigene Preisgestaltung und Rechnungsstellung
- eigenes Unternehmerrisiko
- Einsatz eigener Arbeitsmittel
- Möglichkeit, auch eigene Mitarbeiter oder Subunternehmer einzusetzen
- eigenständige Akquise weiterer Aufträge
Auch die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen oder die eigene Tätigkeit organisatorisch selbst zu gestalten, kann für eine selbstständige Tätigkeit sprechen.
Wichtig ist jedoch: Auch mehrere Auftraggeber oder eine eigene Rechnung allein schließen Scheinselbstständigkeit nicht aus. Entscheidend bleibt die Gesamtbetrachtung.
Welche Folgen hat Scheinselbstständigkeit?
Wird eine vermeintlich selbstständige Tätigkeit nachträglich als Beschäftigung eingestuft, kann dies für Unternehmen erhebliche Konsequenzen haben.
Insbesondere können Sozialversicherungsbeiträge nachzufordern sein. Je nach Fall können dabei auch Beiträge für zurückliegende Zeiträume relevant werden.
Hinzu kommen mögliche Säumniszuschläge und weitere sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen.
Auch arbeitsrechtlich kann die Einordnung relevant werden. Wird tatsächlich ein Arbeitsverhältnis angenommen, können beispielsweise Ansprüche auf Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder weitere Arbeitnehmerrechte entstehen.
Für Start-ups kann dies besonders problematisch sein, wenn mehrere Freelancer über einen längeren Zeitraum in vergleichbarer Weise eingesetzt werden. Aus einem vermeintlich flexiblen Personalkonzept kann dann ein erhebliches finanzielles Risiko entstehen.
Was kann im Zweifelsfall getan werden?
Bestehen Zweifel an der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung, kann ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund durchgeführt werden.
Dabei wird geprüft, ob eine Tätigkeit als abhängige Beschäftigung oder als selbstständige Tätigkeit einzuordnen ist.
Ein solches Verfahren kann insbesondere bei langfristigen oder wirtschaftlich bedeutenden Freelancer-Beziehungen sinnvoll sein. Idealerweise wird die Frage nicht erst nach mehreren Jahren problematischer Zusammenarbeit geklärt, sondern bereits vor Beginn oder frühzeitig während der Tätigkeit.
Gerade bei Start-ups und Unternehmen mit regelmäßigem Einsatz externer Spezialisten kann es sinnvoll sein, typische Freelancer-Konstellationen standardisiert rechtlich überprüfen zu lassen.
Wie können Freelancer rechtssicher eingesetzt werden?
Eine rechtssichere Zusammenarbeit beginnt nicht erst mit dem Vertrag. Entscheidend ist, dass Vertrag und tatsächliche Durchführung übereinstimmen.
Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Gestaltung der Zusammenarbeit darauf achten, dass der Freelancer tatsächlich eigenständig arbeitet.
Sinnvoll sind insbesondere:
- klare Definition des konkreten Projekts und Leistungsumfangs
- möglichst eigenständige Organisation der Tätigkeit
- keine unnötige Eingliederung in die interne Arbeitsorganisation
- klare Regelungen zu Arbeitsmitteln und Verantwortlichkeiten
- projektbezogene Vergütung statt einer möglichst arbeitnehmerähnlichen Vergütungsstruktur
- Dokumentation der tatsächlichen Zusammenarbeit
- regelmäßige Überprüfung bei länger laufenden Projekten
Dabei sollte nicht versucht werden, durch möglichst viele Vertragsformulierungen eine Selbstständigkeit lediglich „auf dem Papier“ herzustellen. Entscheidend bleibt die tatsächliche Praxis.
Fazit
Freelancer bieten Start-ups und etablierten Unternehmen erhebliche Vorteile: Sie ermöglichen den flexiblen Zugriff auf Spezialwissen und können insbesondere bei projektbezogenem Personalbedarf eine sinnvolle Ergänzung zur eigenen Belegschaft darstellen.
Gleichzeitig besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit, wenn die Zusammenarbeit tatsächlich einem Arbeitsverhältnis entspricht. Nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit ist entscheidend.
Unternehmen sollten deshalb bereits vor Beginn einer Zusammenarbeit prüfen, ob die geplante Tätigkeit tatsächlich selbstständig ausgeübt werden kann. Bei Zweifeln kann ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung zusätzliche Rechtssicherheit schaffen.
Eine frühzeitige rechtliche Prüfung ist dabei meist deutlich einfacher und kostengünstiger als die spätere Aufarbeitung einer über Jahre falsch eingeordneten Beschäftigung.
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