Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen. Mitarbeitende nutzen ChatGPT & Co. für Texte, Übersetzungen, Recherche, Analysen oder zur Unterstützung bei der täglichen Arbeit. Mit der zunehmenden Nutzung stellt sich allerdings auch eine rechtliche Frage: Welche Kenntnisse müssen Mitarbeitende im Umgang mit KI haben?
Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen seit dem 2. Februar 2025 dazu, Maßnahmen zur Entwicklung von KI-Kompetenz zu ergreifen. Die Regelung betrifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen und wurde 2026 noch einmal angepasst.
Was bedeutet KI-Kompetenz nach dem EU AI Act?
Art. 4 des AI Act verlangt keine einheitliche Pflichtschulung für alle Beschäftigten. Unternehmen sollen vielmehr Maßnahmen ergreifen, die auf den jeweiligen Einsatz von KI und die betroffenen Personen zugeschnitten sind.
Dabei sollen unter anderem technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Nutzungskontextberücksichtigt werden. Entscheidend ist also nicht, dass jeder Mitarbeiter KI technisch im Detail versteht. Vielmehr muss er die KI-Systeme, mit denen er arbeitet, angemessen und informiert einsetzen können.
Seit der Änderung durch den Digital Omnibus ist außerdem ausdrücklich klargestellt, dass Unternehmen kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren müssen.
Nicht jeder Mitarbeiter braucht dieselbe Schulung
Die erforderlichen Kenntnisse hängen stark von der Tätigkeit ab.
Wer KI lediglich zur Formulierung von E-Mails oder Marketingtexten nutzt, benötigt andere Kenntnisse als ein Mitarbeiter, der KI zur Analyse personenbezogener Daten oder zur Unterstützung geschäftskritischer Entscheidungen einsetzt.
Welche Inhalte sollte eine KI-Schulung abdecken?
Der AI Act schreibt kein bestimmtes Schulungsformat vor. Nach den aktuellen Empfehlungen der Europäischen Kommission sollten Unternehmen zunächst klären, welche KI-Systeme eingesetzt werden, welche Risiken damit verbunden sind und welche Kenntnisse die jeweiligen Nutzer benötigen.
In der Praxis können insbesondere folgende Themen relevant sein:
- Funktionsweise und Grenzen von KI-Systemen
- Halluzinationen und fehlerhafte Ergebnisse
- Datenschutz und vertrauliche Unternehmensinformationen
- Urheberrechte und Umgang mit fremden Inhalten
- menschliche Kontrolle und Prüfung von KI-Ergebnissen
- zulässige und unzulässige Einsatzbereiche im Unternehmen
Gerade bei generativer KI reicht es daher nicht aus, Mitarbeitenden lediglich ein Tool zur Verfügung zu stellen. Sie müssen auch wissen, wann sie dessen Ergebnisse kritisch hinterfragen müssen.
Wie können Unternehmen KI-Kompetenz rechtssicher organisieren?
Ein sinnvoller erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden bereits eingesetzt und welche Mitarbeiter arbeiten damit?
Darauf aufbauend können Unternehmen unterschiedliche Schulungs- und Informationsformate entwickeln. Eine allgemeine Basisschulung kann beispielsweise durch spezifische Vorgaben für einzelne Abteilungen ergänzt werden.
Eine eigene „KI-Beauftragte“ oder ein spezielles KI-Gremium schreibt Art. 4 dagegen nicht vor. Ebenso wenig ist ein bestimmtes Zertifikat erforderlich. Unternehmen können jedoch interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen führen.
KI-Policy und Schulung zusammendenken
Eine interne KI-Policy kann festlegen, welche Tools verwendet werden dürfen, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen und wann Ergebnisse zwingend überprüft werden müssen.
Die KI-Policy sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Erst das Zusammenspiel aus klaren Regeln, praktischer Schulung und dokumentierten Maßnahmen schafft einen nachvollziehbaren organisatorischen Rahmen.
Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Die Pflicht zur KI-Kompetenz ist keine Aufforderung, jeden Mitarbeiter zum KI-Experten auszubilden. Sie verlangt vielmehr einen risikoorientierten und zum konkreten Einsatz passenden Umgang mit KI.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche KI-Systeme bereits eingesetzt werden, welche Mitarbeiter damit arbeiten und welche Risiken daraus entstehen. Anschließend lassen sich Schulungen, interne Vorgaben und Dokumentation gezielt darauf ausrichten.
Unser Praxistipp: Nicht erst auf eine formelle Prüfung warten. Unternehmen sollten ihre bestehenden KI-Nutzungen jetzt erfassen und nachvollziehbar dokumentieren, welche Maßnahmen zur KI-Kompetenz bereits umgesetzt wurden. Denn die Überwachung und Durchsetzung von Art. 4 hat inzwischen begonnen.
Fazit
KI-Kompetenz ist inzwischen Teil der KI-Compliance im Unternehmen. Der EU AI Act verlangt dabei keine Einheitslösung, sondern Maßnahmen, die zum Unternehmen, zu den eingesetzten Systemen und zu den jeweiligen Nutzern passen.
Wer KI bereits im Arbeitsalltag einsetzt, sollte deshalb nicht nur die technischen Möglichkeiten betrachten, sondern auch Schulung, interne Regeln und Verantwortlichkeiten frühzeitig klären.
Wenn Fragen zu diesem oder anderen Themen bestehen, kommen Sie auf uns zu – wir beraten Sie gerne.
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