Urlaub des Arbeitnehmers richtig managen: Die Regeln des BAG

Das Thema Urlaub wirkt im Arbeitsalltag oft unkompliziert – tatsächlich steckt dahinter jedoch ein komplexes Zusammenspiel aus gesetzlichen Vorgaben und aktueller Rechtsprechung.

Für Arbeitgeber ist ein strukturiertes Urlaubsmanagement entscheidend, um rechtliche Risiken und finanzielle Belastungen zu vermeiden.

Wie entsteht der Urlaubsanspruch?

Gesetzlicher Mindesturlaub

Arbeitnehmer haben gemäß § 3 BurlG pro. Kalenderjahr einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche. Bei einer 6-Tage-Woche liegt der gesetzliche Anspruch bei 24 Urlaubstagen pro Kalenderjahr, sodass immer mindestens 4 Wochen bezahlter Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr entsteht. Liegt eine Schwerbehinderung vor, kommen fünf Urlaubstage zum gesetzlichen Mindesturlaub hinzu.

Vertraglicher Mehrurlaub

Zusätzlich kann vertraglich weiterer Urlaub vereinbart werden, der jedoch rechtlich gesondert zu betrachten ist. Hierbei ist zu beachten, dass zuerst der gesetzliche Mindesturlaub zu nehmen ist, bevor vertraglicher und tariflicher Mehrurlaub verbraucht wird.

Wartezeit

Der volle Urlaubsanspruch entsteht grundsätzlich erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit.

Grundsatz: Urlaub im laufenden Jahr nehmen

Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen.

Wird er nicht genommen, verfällt er – jedenfalls nach dem gesetzlichen Grundmodell.

Ausnahme: Kein Verfall ohne Mitwirkung des Arbeitgebers

Nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom 29.11.2017, Az. C-214/16), welche das BAG mit Urteilen vom 31.01.2023, Az. 9 AZR 107/20 sowie 19.02.2026 – 9 AZR 423/16 konkretisiert hat, gilt:

Urlaub verfällt nach nur dann, wenn der Arbeitgeber aktiv mitwirkt.

Das bedeutet konkret:

• Hinweis auf bestehenden Urlaubsanspruch 
• Rechtzeitige Aufforderung zur Inanspruchnahme 
• Zu Beginn eines jeden Kalenderjahres Information in Textform über drohenden Verfall zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres

Ohne diese Schritte bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – teilweise über Jahre.

Verschiedene Umstände können allerdings dazu führen, dass der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden kann. 

Urlaubsübertragung

Eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr kommt in Betracht, wenn dringende persönliche Gründe, etwa Arbeitsunfähigkeit oder die Erkrankung pflegebedürftiger Angehöriger oder dringende betriebliche Gründe, etwa termin- bzw. saisongebundene Aufträge oder technische Störungen im Betriebsablauf, der Urlaubsnahme bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres entgegenstehen. In diesen Fällen kann der Urlaub grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden, wobei es genügt, dass der Urlaub spätestens an diesem Tag angetreten wird.

Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Besonders relevant wird das Thema bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• nicht genommener Urlaub ist abzugelten
• Ansprüche können sich über mehrere Jahre aufbauen
• fehlende Dokumentation kann teuer werden

Gerade hier zeigt sich das Risiko mangelnder Prozessstruktur: es können erhebliche Kosten entstehen, wenn Urlaubsansprüche über längere Zeit nicht korrekt gemanagt werden.

Praxis-Tipp: Urlaubsmanagement aktiv steuern

Ein funktionierender Prozess umfasst:

• regelmäßige Information der Mitarbeitenden 
• klare Dokumentation 
• frühzeitige Planung 

Fazit

Urlaubsansprüche sind kein Selbstläufer. Wer als Arbeitgeber aktiv steuert und informiert, vermeidet rechtliche Risiken und schafft Planungssicherheit.

Wenn Fragen zu diesem oder anderen Themen bestehen, kommen Sie auf uns zu – wir beraten Sie gerne.

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